GSAktiv Funktionsübersicht

Funktionsbeschreibung

Die Funktionsmodule im Überblick

Mit der GSAktiv erhalten Sie eine leistungsstarke und trotzdem einfach zu bedienende Branchensoftware, welche Sie in den wichtigsten Bereichen Ihrer administrativen Tätigkeiten wirkungsvoll unterstützt. Und dies dank des durchdachten Navigations- und Bedienkonzeptes nach nur kurzer Einarbeitungszeit.

GSAktiv Funktionsübersicht

Auftragswesen – Von der Offerte bis zur Zahlungskontrolle – schnell und professionell.

Nutzen Sie die vielfältigen Gestaltungs- und Druckmöglichkeiten und geben Sie Ihren Dokumenten ein individuelles Erscheinungsbild.

Kümmern Sie sich um den Inhalt; GSAktiv kümmert sich um die professionelle Darstellung und die korrekte Berechnung.

Zeit- / Spesenerfassung – erfassen Sie die Arbeitszeiten und Spesen nur einmal. Jahressollblatt, Ferienkontrolle, Baustellenrapport, Nachkalkulation und die Lohnabrechnung erstellen Sie dann fast wie von selbst. Oder noch einfacher: lassen Sie Ihre Mitarbeiter selbst die Zeiten selbst erfassen.

Lohn / Mitarbeiter – Behalten Sie die Vertragsdetails Ihrer Mitarbeiter und Versicherungen im Auge und erstellen Sie Lohnabrechnungen in Windeseile. Sonderfälle können einfach ergänzt werden.

Cockpit + Suche = Alles im Blick – Überblick und Schnellzugriff auf alles Aktuelle bietet Ihnen das Cockpit; alles Andere finden Sie schnell mit den mächtigen Suchfunktionen.

Finanzbuchhaltung (FiBu) – Löhne, Rechnungen und Zahlungen werden automatisch verbucht. Standard-Kontierungen für Kreditoren erlauben eine schnelle Verbuchung der erhaltenen Rechnungen. So haben Sie jederzeit eine aktuelle Erfolgsrechnung und die MwSt-Abrechnung auf Knopfdruck.

Berichte & FiBu – Berichte für die Mehrwertsteuerabrechnung, die Lohnmeldung oder die Debitorenkontrolle; verschaffen Sie sich einen schnellen Überblick

Kalkulation – Ob Vor-, Nach- oder Zwischenkalkulation; am Ende des Tages wissen Sie, wo Sie stehen… und können Korrekturmassnahmen ergreifen.

Kontakt- / Dokumentverwaltung – Von der Offerte bis zu den Zahlungseingängen finden Sie alles schnell im Kundendossier. Legen Sie dort auch gleich alle anderen wichtigen Informationen ab, z. B. E-Mails, Verträge, Fotos, Kontaktprotokolle usw.

Navigation und Bedienung

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Alles im Blick, alles im Griff – ohne langes Suchen

Das Cockpit bietet Ihnen einen Überblick und Schnellzugriff auf alles, was Sie häufiger brauchen; seinen es die zuletzt bearbeiteten Kunden oder Dokumente, die Mitarbeiter oder die laufenden Aufträge.

Alles Andere finden Sie schnell mit den mächtigen Suchfunktionen.

[…] Es ist leicht mit GSAktiv den Überblick zu behalten. Die Zeit für Administration habe ich beträchtlich reduzieren können. […]

Bernhard Nussbaum, Malergeschäft Nussbaum AG, Zürich

Das Wichtigste zuerst

  • Alles was gerade aktuell ist, finden Sie gleich im Cockpit (Abb. 1):
    • Mitarbeiterliste mit Zeit- und Feriensaldo, Abwesenheiten u.v.m.
    • Zuletzt bearbeitete Dokumente und Kontakte im Schnellzugriff
    • Pendenzenliste mit unbeantworteten Offerten, laufenden Aufträgen/Projekten und offenen Kundenrechnungen.
  • Kontakte und Dokumente mit der Suche schnell finden. (Abb. 2)
  • Kundendossier: Finden Sie unter einem Kunden alle dessen Dokumente wie Offerten, Aufträge, Rechnungen, Zahlungseingänge, Bilder u.v.m.
  • Nie den Zusammenhang verlieren: Sie sehen immer alle zum geöffneten Dokument gehörenden Kontakte, Offerte, Aufträge und Rechnungen.
  • Öffnen Sie alles, woran Sie arbeiten möchten gleichzeitig und wechseln Sie mit einem Mausklick bequem hin und her.
  • Intuitive Bedienung mit den gewohnten Microsoft Office Bedienelementen.

Ressourcen

GSAktiv Suchtreffer

Abbildung 1: Mitarbeiterliste und laufende Arbeiten

GSAktiv Suchtreffer

Abbildung 2: Suchtreffer farblich hervorgehoben

Schnell finden

  • Individuelle Suchprofile können abgespeichert und wieder verwendet werden, z. B. Kunden mit Aufträgen im Jahr 2015.
  • Detailsuche über alle Offerten, Aufträge und Rechnungen; Sie finden z. B. Offene Posten oder Mahnlisten, sehen den Arbeitsvorrat oder Offert-, Auftrags- oder Rechnungsvolumen.
  • Detailsuche über Kontakte mit Auswertung Kundenumsätze; damit finden Sie auch Ihre Top-Kunden-Liste.
  • Fast beliebige Filterung und Gruppierung von Suchergebnissen.
  • Drucken Sie die Suchergebnisliste einfach aus oder exportieren Sie diese nach Excel.

Bewährtes Bedienkonzept

  • Zeitgemässe Bedienung für den schnellen Erfolg:
    • Menüband und Kontextmenüs mit verfügbaren Funktionen
    • Drag & Drop mit der Maus
    • Tastaturabkürzung für besonders schnelles Arbeiten
  • Export-Möglichkeiten aller Listen nach Microsoft Excel.
  • E-Mail Versand von Dokumenten.
  • Einfache Ablage von E-Mails aus Microsoft Outlook im Kundendossier oder zu einem Dokument.
  • Volle Platzausnutzung grosser Bildschirme
  • Individuelle Spaltenanzeige, -sortierung und -reihenfolge in Listen.

Kontaktverwaltung

Kontakte

Den Kunden im Fokus – Kundendossier mit allen Dokumenten.

Im Kundendossier finden Sie völlig automatisch alle Offerten, Aufträge, Rechnungen und Zahlungseingänge.

Legen Sie zusätzlich alle wichtigen Dokumente gleich beim Kunden ab und führen Sie ein Kontaktprotokoll mit Ihren Kunden, sparen Sie sich viel Zeit bei der späteren Suche.

Ich schätze an GSAktiv den guten Überblick: alle laufenden Geschäfte sind im Cockpit gelistet; unter dem Kunden sind dessen Offerten, Aufträge, Rechnungen und Zahlungseingänge sofort sichtbar. […]

Lukas Baumann, Baumann Malerei AG, Adelboden BE

Das Wichtigste zuerst

  • Kontakte bequem aus dem Internet-Telefonbuch von local.ch übernehmen (Abb. 3).
  • Erfassen Sie gleich beim Kunden beliebig viele Ansprechpartner mit Telefonnummern, E-Mail- und Postadressierung und Briefanreden (z. B. für Liegenschaftsverwaltungen) (Abb. 4).
  • Finden Sie alle zugehörigen Offerten, Aufträge, Rechnungen und Zahlungseingänge, E-Mails, Dokumente und Bilder direkt im Kundendossier; ohne zu suchen. Und öffnen Sie diese mit einem Mausklick.
  • Ordnen Sie Ihre Kontakte beliebigen Kategorien zu, um sie später schnell zu finden z. B. für Serienbriefe; Kunden, Top-10-Umsätze, Lieferanten, Weihnachtskarte u.v.m. (Abb. 5).
  • Viel Raum für eigene Notizen zu jedem Kunden, z. B. als Kontaktjournal verwendbar, damit Sie wissen, was Sie wann und mit wem besprochen haben.

Ressourcen

Adressübernahme von local.ch

Abbildung 3: Adressübernahme von local.ch

GSAktiv Suchtreffer

Abbildung 4: Unterschiedliche Adressaten eines Kunden

GSAktiv Suchtreffer

Abbildung 5: Suchkategorien zuordnen

Weitere Funktionen

  • Orts- und Strassenverzeichnis der Schweiz steht Ihnen als Eingabeunterstützung für Adressen zur Verfügung (auch ohne Internetverbindung).
  • Beliebig viele Objektadressen direkt beim Kunden erfassen.
  • Export von Kontakten nach Microsoft Excel, z. B. für Serienbriefe oder Newsletter-Versand.
  • Beliebig viele Telefonnummer, E-Mail- und Postadressen, Webseiten, Bankverbindungen zu einem Kunden erfassen. Kommentar / individuelle Bezeichnung zu jedem Eintrag ist möglich.
  • Eigene Kategorien anlegen für die bequeme Selektion von ganzen Kontaktgruppen, z. B. Kunden, Lieferanten, Privat, Architekten u.s.w.

Dokumente verwalten

  • Legen Sie Bilder, Verträge, E-Mails usw. einfach beim Kunden ab, z. B. mit Drag & Drop aus Outlook oder dem Datei-Explorer.
  • Versenden Sie abgelegte Dokumente per E-Mail.
  • Erfassen Sie Zusatzinformation über die abgelegten Dokumente.
  • Alles Wichtige zu einem Kunden, einer Offerte oder einem Auftrag gleich am richtigen Ort abgelegt und schnell gefunden.
  • Abgelegte Dateien werden zentral durch GSAktiv verwaltet und stehen automatisch allen berechtigten Benutzern zur Verfügung. Alles lässt sich an einem einzigen Ort schnell finden.
  • Die integrierte Vorschaufunktion lässt Sie einen Blick auf die abgelegten Fotos und PDF werfen.

Auftragswesen

Auftagswesen

Von der Offerte bis zur Zahlungskontrolle – schnell und professionell.

Nutzen Sie die vielfältigen Gestaltungs- und Druckmöglichkeiten und geben Sie Ihren Dokumenten ein individuelles Erscheinungsbild.

Kümmern Sie sich um den Inhalt; GSAktiv kümmert sich um die professionelle Darstellung und die korrekte Berechnung.

GSAktiv ist trotz des grossen Funktionsumfangs sehr einfach zu bedienen, und die Navigation durch das Programm ist genial. Mit wenigen Klicks ist man immer am richtigen Ort. Jedes Dokument ist sauber hinterlegt und in Sekundenschnelle gefunden. GSAktiv lässt für mich keine Wünsche offen, und ausserdem, der Support ist fantastisch!

Ruedi Durrer, Malergeschäft Durrer GmbH, Kerns NW

Von der Offerte zur Rechnung

  • Starten Sie mit der Offerte, oder erstellen Sie direkt einen Auftrag oder eine Rechnung.
  • Offerierte Leistungen in mehrere Teilaufträge aufteilen oder mehrere Rechnungen für einen Auftrag erstellen (Akonto); mit GSAktiv behalten Sie den Überblick.
  • Auf Knopfdruck beliebig viele Akonto-Rechnungen erstellen und diese automatisch in der Schlussabrechnung abziehen.
  • Teile von bestehenden Offerten, Aufträgen und Rechnungen in neuen Dokumenten ganz einfach wieder verwenden oder sie als Vorlage (Katalog) speichern.
  • Gliedern und gruppieren Sie die Einzelpositionen für mehr Übersicht. (Abb. 6)
  • Automatische Gruppensummen, Pauschalpreisfunktion und Rabattmöglichkeiten auf Einzelpositionen, Gruppen oder pauschal für die ganze Offerte.
  • Arbeitsanweisungen und Notizen direkt zu den Auftragspositionen erfassen für eine gezielte Arbeitsvorbereitung.
  • Validieren Sie eine Offerte mit der automatischen Vorkalkulation und behalten Sie den Überblick zum Auftrag mit der laufenden und Nachkalkulation.

Ressourcen

Adressübernahme von local.ch

Abbildung 6: Positionen aus dem Vorlagenkatalog kopieren (Drag & Drop)

GSAktiv Suchtreffer

Abbildung 7: Textbausteine für die Korrespondenz

Effizienter Arbeiten

  • Orange Einzahlungsscheine (ESR) selbst bedrucken für einfachste Rechnungskontrolle und automatischen Zahlungsabgleich.
  • Begleitschreiben, Mahnungen usw. werden einfach in GSAktiv erstellt. Automatischer Korrespondenzverlauf für den schnellen Überblick über die versandten Schreiben.
  • Vorlagen für Auftragspositionen (Abb. 7), Korrespondenzbausteine und Zahlungskonditionen.
  • Platzhalter (Variablen) in der Korrespondenz erleichtern die Automatisierung. Lassen Sie GSAktiv die Informationen an die von Ihnen gewünschte Stelle drucken.
  • Suchfunktion zum einfachen Finden von Auftragspositionen.
  • Ausmasstabellen können erfasst und berechnet werden.
  • Zugehörige Bilder und E-Mails gleich mit ablegen.
  • Nicht beantwortete Offerten, laufende Aufträge/Projekte und offene Rechnungen immer im Schnellzugriff übers Cockpit.
  • Rabatte und Zuschläge pauschal oder auf Positionen.
  • Bis zu 3 unterschiedliche Mehrwertsteuersätze in einer Rechnung verwenden.
  • Dokumente als PDF-Datei speichern oder gleich per E-Mail versenden.

Individuell Gestalten

  • Mächtige Druckeinstellungen für Positionsnummerierung, Summenbildung, Anzeige von Preisen und Mengen, Zusatzkommentaren, Deckblatt, Adressierung u.v.m.
  • Dokumente individuell gestalten, z. B. Schrift, Logo, Abstände u.v.m.
  • Druck- und Bildschirmeinstellungen für jeden Benutzer individuell speichern.

Offerte

Offerte

Zeit ist Geld; lassen Sie den Kunden nicht vom Haken.

Überzeugen Sie den Kunden mit einer professionellen, schnellen Antwort auf dessen Anfrage und seien Sie der Konkurrenz einen Schritt voraus (Abb. 8 – 10).

Sparen Sie Zeit und vermeiden Sie Ärger durch die Verwendung von Vorlagen.

GSAktiv ist trotz des grossen Funktionsumfangs sehr einfach zu bedienen, und die Navigation durch das Programm ist genial. Mit wenigen Klicks ist man immer am richtigen Ort. Jedes Dokument ist sauber hinterlegt und in Sekundenschnelle gefunden. GSAktiv lässt für mich keine Wünsche offen, und ausserdem, der Support ist fantastisch!

Ruedi Durrer, Malergeschäft Durrer GmbH, Kerns NW

Das Wichtigste zuerst

  • Schnellstart durch Kopieren eines bestehenden Dokuments oder einfach frisch beginnen.
  • Positionen/Artikel zwischen Offerten, Aufträgen, Rechnungen und Vorlagen kopieren; in alle Richtungen.
  • Beliebig tiefe Gliederung der Offerte mit automatischer Nummerierung und Summierung der Positionen und Positionstitel (Abb. 9).
  • Mit frei definierbaren Textvorlagen für das Deckblatt arbeiten.
  • Pauschalpreisfunktion und Rabattmöglichkeiten auf Einzelpositionen, Positionsgruppen oder pauschal für die ganze Offerte.
  • Vorkalkulation inklusive (Abb. 11). Validieren Sie eine Offerte mit der automatischen Vorkalkulation oder detailliert mit der Möglichkeit erwartete Drittkosten wie Material, Fremdleistungen, Maschinenstunden etc. zu erfassen.
  • Offerte als PDF-Datei in GSAktiv ablegen und gleich per E-Mail versenden.

Ressourcen

Offerte Deckblatt (anpassbar)

Abbildung 8: Offerte Deckblatt (anpassbar)

Offerte Komplett Mittelblatt (anpassbar)

Abbildung 9: Offerte Komplett Mittelblatt (anpassbar)

Offerte Komplett letzte Seite (anpassbar)

Abbildung 10: Offerte Komplett letzte Seite (anpassbar)

Offerte Vorkalkulation

Abbildung 11: Offerte Vorkalkulation

Weitere Funktionen

  • Vorlagen für Auftragspositionen (Kataloge), Korrespondenzbausteine und Zahlungskonditionen.
  • Platzhalter verwenden, um Informationen automatisch an gewünschter Stelle in Ihre Offerten und Begleitschreiben einzufügen.
  • Begleitschreiben zur Offerte mit integrierten Textvorlagen erstellen und automatisch ablegen lassen.
  • Suchfunktion zum einfachen Finden von Offertpositionen.
  • Ausmasstabelle erfassen und Summen berechnen lassen.
  • Zugehörige Unterlagen, Bilder und E-Mails gleich mit ablegen.
  • Nicht beantwortete Offerten immer im Schnellzugriff.
  • Vorkalkulation mit den Durchschnittsstundensätzen der Belegschaft oder wahlweise mit einem festem Stundensatz gerechnet.
  • Offertgültigkeit beschränken.

Ausgefeilte Drucksteuerung

  • Eigene Briefgarnitur verwenden oder durchs Programm drucken lassen (gestaltbare A4-Seite).
  • Deckblatt und/oder Begleitschreiben nach Bedarf mit drucken (Abb. 1).
  • Mengen und/oder Preise ausblenden (z. B. für Devis).
  • Finanzielle Informationen (Preise, Finanzielle Zusammenfassung) können ausgeblendet werden (z. B. Arbeitsvorbereitung für Mitarbeiter).
  • Positionsnummerierung wählbar (Standard-, eigene oder keine Nummerierung).
  • Textformatierung frei wählbar (Schriftart und -grad, Abstände vor/nach Positionen und Titeln)
  • Druck- und Bildschirmeinstellungen lassen sich speichern.

Auftrag (Projekt)

Auftrag

Ihre laufenden Projekte stets im Griff; mit Zeiterfassung und Kalkulation.

Der Auftrag hält eine Schlüsselposition inne. Auf ihm können Zeiten zur späteren Abrechnung erfasst werden. Oder Sie sehen, welche Rechnung erstellt und Zahlungen eingegangen sind.

Mit einer laufenden oder der Nachkalkulation habe Sie Arbeitsfortschritt und Kosten stets im Auge.

Ich bin begeistert von GSAktiv! Die Software kann alles, was ich brauche und ist sehr einfach zu bedienen. Offerten, Aufträge, Rechnungen und Zeiterfassung sind in Rekordzeit erledigt. Dank der Zeitersparnis durch GSAktiv kann ich mich voll auf meine Kunden und mein Kerngeschäft konzentrieren

Mario Schuler, Malergeschäft R. & M. Schuler GmbH, Altdorf SZ

Das Wichtigste zuerst

  • Gleiche Funktionalität und Bedienung wie bei der Offerte, aber zusätzlich:
  • Erstellen Sie aus der Offerte einen Auftrag und passen Sie nach Bedarf an, bevor Sie eine Auftragsbestätigung versenden. Die Offerte bleibt natürlich im Originalzustand erhalten.
  • Aufträge oder Auftragsbestätigungen können auch direkt, d.h. ohne vorgängige Offerte erstellt werden. Bei Bedarf lässt sich aus dem Auftrag auch nachträglich eine Offerte erstellen.
  • Offerierte Leistungen können problemlos in mehrere Teilaufträge aufgeteilt werden; ohne den Überblick zu verlieren.
  • Arbeitsanweisungen und Notizen direkt zu den Auftragspositionen erfassen; damit Ihre Mitarbeiter genau im Bilde sind (Abb. 13).
  • Laufende und Nachkalkulation inklusive (Abb. 14). Automatische Berücksichtigung der erfassten Arbeitszeiten nach individuellen Stundensätzen. Beliebige Zusatzkosten können erfasst werden.
  • Auftragsbestätigung oder Zeitrapport für einen Auftrag als PDF-Datei ablegen oder gleich per E-Mail versenden.

Ressourcen

GSAktiv Suchtreffer

Abbildung 12: Rechnungsübersicht zu einem Auftrag

GSAktiv Suchtreffer

Abbildung 13: Detailfenster zu Auftragspositionen

GSAktiv Suchtreffer

Abbildung 14: Laufende Kalkulation

GSAktiv Suchtreffer

Abbildung 15: Druckeinstellungen für verschiedene Dokumenttypen

Weitere Funktionen

  • Gestellte Rechnungen und Zahlungseingänge zum Auftrag übersichtlich dargestellt im Auftragsdossier (Abb. 12)
  • Begleitschreiben zum Auftrag mit integrierten Textvorlagen erstellen und automatisch ablegen lassen.
  • Dokumentadressierung aus vorhandenen Kontakten auswählbar und manuell anpassbar; keine Adresserfassung nötig für Adress-Eintagsfliegen.
  • Laufende Aufträge/Projekte immer im Schnellzugriff übers Cockpit.
  • Zeitrapport für Auftrag, Projekt oder Baustelle.
  • Angefangene Arbeiten und Arbeitsvorrat per Mausklick.
  • Rapportierte Zeiten auf Aufträge sehen Sie direkt im Cockpit.

Individuell Gestalten

  • Mächtige Druckeinstellungen für Positionsnummerierung, Summenbildung, Anzeige von Preisen und Mengen, Zusatzkommentare, Deckblatt, Adressierung u.v.m. (Abb. 15)
  • Dokumente individuell gestalten, z. B. Schrift, Logo, Abstände u.v.m.
  • Auftragsdokument mit und ohne Preise, Mengen und Arbeitsanweisungen drucken; die optimale Unterlage für die Baustelle, einen Kundenbesuch oder als Auftragsbestätigung.

Rechnung und Zahlung

Rechnung und Zahlung

Liquidität gesichert – Rechnungsdruck und Zahlungskontrolle fast von selbst.

Am einfachsten gehts mit ESR-Einzahlungsscheinen.

Automatische Zahlungsverbuchung und -kontrolle per E-Banking, auch bei geteilter Einzahlung und auf unterschiedlichen Bankkonten.

[…] Blitzschnell gelange ich von der Offerte zur Rechnung und habe dabei stets den Überblick über meine laufenden Aufträge und offenen Rechnungen. […]

Peter Filli, Peter Filli Malergeschäft, Ftan GR

Das Wichtigste zuerst

  • Gleiche Funktionalität und Bedienung wie bei der Offerte und Auftrag, zudem:
  • Erstellen Sie aus Offerte oder Auftrag eine Rechnung und passen Sie diese nach Bedarf an. Die Basisdokumente bleiben natürlich im Originalzustand erhalten.
  • Rechnungen können auch direkt, d.h. ohne vorgängige Offerte oder Auftrag erstellt werden (z. B. Materialverkauf). Bei Bedarf lässt sich aus der Rechnung auch nachträglich ein Auftrag oder eine Offerte dazu erstellen.
  • Beliebig viele Rechnungen für einen Auftrag erstellen (z. B. Akonto- und Schlussrechnungen); mit GSAktiv behalten Sie den Überblick.
  • Akonto- und Schlussrechnungen per Knopfdruck erstellen. In der Schlussrechnung werden gestellte Akonto-Rechnungen automatisch abgezogen und übersichtlich aufgeführt (Abb. 17).
  • Automatische Zuordnung der Zahlungseingänge zu den Rechnungen möglich; GSAktiv erkennt den zum Zahlungszeitpunkt erlaubten Skontoabzug (Abb. 18).

Ressourcen

Rechnung Finanzübersicht

Abbildung 16: Rechnung Finanzübersicht

Schlussrechnung mit Akonto-Rechnungen

Abbildung 17: Schlussrechnung mit Akonto-Rechnungen

Manuell Zahlungen erfassen mit Bankauszug

Abbildung 18: Manuell Zahlungen erfassen mit Bankauszug

Rechnungsversand

  • Begleitschreiben, Mahnungen usw. erstellen und automatisch ablegen lassen.
  • Übersichtliche Rechnungszusammenfassung mit Rabatten und Rechnungsbeträgen mit und ohne Skonto (Abb. 16).
  • Orange Einzahlungsscheine (ESR) selbst bedrucken; oder eines der anderen gängigen Einzahlungsschein-Formate verwenden.
  • Rechnung mit Deckblatt oder Kurzrechnung auf einer Seite drucken.
  • Mahnung oder Begleitschreiben als PDF-Datei ablegen oder gleich per E-Mail versenden.

Zahlungskontrolle

  • Liste mit offenen Posten / Mahnliste per Knopfdruck.
  • Automatische Verbuchung der Zahlungseingänge durch Import einer V11-Zahlungsdatei Ihrer Bank.
  • Automatische Prüfung der Zahlungseingänge und Vorschlag für Rechnungsstatus anhand des Betrages und der Skontoabzugsberechtigung.
  • Mehrere Zahlungseingänge je Rechnung, auch auf unterschiedliche Banken oder in bar, können erfasst werden.

Zahlungskonditionen

  • Beliebig viele Standard-Zahlungskonditionen definieren und wieder verwenden (Zahlungsfrist, Skonti-Bedingungen, Rabatte).
  • Beliebige zusätzliche Rabatte und Zuschläge erfassen (in CHF oder %).
  • Rechnungen mit bis zu 3 MwSt-Sätzen möglich.
  • Bis zu 3 Skontostufen möglich.

Kalkulation

Kalkulation

Machen Sie Ihre Rechnung nicht ohne den Wirt.

Ob Sie mit der Vorkalkulation ein Kundenangebot plausibilisieren oder mit der Kalkulation laufende und abgeschlossene Aufträge analysieren; am Ende des Tages wissen Sie, wo Sie stehen… und können noch Korrekturmassnahmen ergreifen.

Vollkommenheit entsteht offensichtlich nicht dann, wenn man nichts mehr hinzuzufügen hat, sondern wenn man nichts mehr wegnehmen kann.

Antoine de Saint-Exupéry

Das Wichtigste zuerst

  • Vorkalkulation für die Plausibilisierung der Offerte. Oder laufende und Nachkalkulation (Abb. 19).
  • Einfachste Beurteilung der Offerte über Vorgabestunden möglich, d.h. „Wie viel Zeit darf ich für die offerierte Leistung aufwenden, damit ich noch meine Gewinnvorgabe erreiche?”
  • Detaillierte Erfassung von Kostenpositionen möglich, aber nicht notwendig.
  • Unterstützung bei der Ermittlung der Stundensätze je Mitarbeiter anhand der Lohnbestandteile und der Soll-Jahresarbeitszeit.
  • Analysieren Sie die Abweichungen zur Vorkalkulation, damit Sie in Zukunft Ihre Angebote noch besser rechnen können.
  • Frei definierbare „feste” Kalkulationssätze für Arbeitsstunden oder automatisch berechnete Durchschnittssätze aus dem Lohnmodul.
  • Unterstützung zur Berechnung der Kalkulationssätze je Mitarbeiter. Lohn- und Lohnnebenkosten sowie verrechenbare Stunden werden aus den Arbeitsverträgen ermittelt und können individuell ergänzt und angepasst werden (Abb. 21).

Ressourcen

Nachkalkulation

Abbildung 19: Nachkalkulation

Kalkulation: Erfassung Drittkosten

Abbildung 20: Kalkulation: Erfassung Drittkosten

Kalkulation - Berechnung Lohnkosten Excel

Abbildung 21: Kalkulation – Berechnung Lohnkosten Excel

Vorkalkulation

  • Verwendung eines festen Kostensatzes für Arbeitsstunden oder automatisch den Durchschnittskostensatz der Belegschaft verwenden.
  • Ablage der Kostensätze je Mitarbeiter und Arbeitsvertrag möglich.
  • Materialkosten auf Wunsch als %-Satz drauf schlagen, oder aber detailliert planen.
  • Beliebig viele weitere Kostenpositionen einplanen.
  • Plausibilisierung der Offerte über Vorgabestunden, welche für die anvisierte Gewinnmarge nicht überschritten werden dürfen.

Laufende Kalkulation

  • Laufende Erfassung der Drittkosten je Auftrag/Projekt (Abb. 20).
  • Frühzeitige Erkennung, wenn etwas aus dem Ruder zu laufen droht.
  • Wahlweise einen globalen oder nach Kostengattung differenzierten Fertigstellungsgrad bestimmen, um die verbleibenden Kosten zu ermitteln.
  • Wahlweise Stundensätze für Material verwenden oder detaillierte Materialkosten erfassen.

Nachkalkulation

  • Automatische Berücksichtigung der bei den eingesetzten Mitarbeitern hinterlegten Kostensätze für die auf dem Auftrag rapportierten Stunden.
  • Vergleich der Gewinngrösse nicht nur mit dem Auftragswert, sondern auch der Rechnungs- und Einzahlungssumme.
  • Abweichungsanalyse gegenüber der Vorkalkulation.

Zeiterfassung und Spesen

Zeiterfassung und Spesen

Jeder will es wissen – keiner will es machen: die Zeiterfassung.

Der Mitarbeiter wegen der Zeit- und Ferienguthaben, der Unternehmer wegen der Kalkulation, der Auftraggeber wegen der Kosten oder der Branchenverband; zu wissen, wer, wann, wo, was und wie lange gemacht hat, ist Pflicht.

Mit GSAktiv erfassen Sie die Arbeitszeiten nur einmal und können sie an unterschiedlichster Stelle auswerten.

Ich bin begeistert von GSAktiv! Die Software kann alles, was ich brauche und ist sehr einfach zu bedienen. Offerten, Aufträge, Rechnungen und Zeiterfassung sind in Rekordzeit erledigt. Dank der Zeitersparnis durch GSAktiv kann ich mich voll auf meine Kunden und mein Kerngeschäft konzentrieren.

Mario Schuler, Malergeschäft R. & M. Schuler GmbH, Altdorf SZ

Das Wichtigste zuerst

  • Einfachste Erfassung und Überprüfung der Arbeitszeiten. Die Zuweisung zu einem Auftrag ist im gleichen Arbeitsschritt möglich (Abb. 22).
  • Lassen Sie bei Bedarf die Mitarbeiter ihre Zeiten selbst erfassen und ihre Zeitberichte selbst ansehen und prüfen. Verwenden Sie dazu die spezielle Zeit erfasser-Rolle mit eingeschränkten Rechten, damit verborgen bleibt, was verborgen bleiben soll.
  • Prozessunterstützung bei der Selbsterfassung der Arbeitszeiten durch die Mitarbeiter. Finden Sie bequem fragliche Zeiteinträge, vom Mitarbeiter korrigierte Einträge oder bereits freigegebene Zeiten (Abb. 23). Oder spielen Sie den Ball zurück an den Mitarbeiter.
  • Vordefinierte Zeitberichte für Mitarbeiter und Aufträge/Projekte/Baustellen inkl. Zeitabweichung von Vorgabewerten/Sollstunden, z. B. Jahressollblatt für Mitarbeiter, Monatsbericht (Abb. 24/25).
  • Spesen und Auslagenersatz in einem Schritt mit den Zeiten erfassen und, wenn gewünscht, auch gleich einem Auftrag zuordnen. Damit werden sie auch gleich in der Nachkalkulation berücksichtigt.

Ressourcen

Kalender und Zeiteinträge

Abbildung 22: Kalender und Zeiteinträge

Zeiteinträge Filter nach Freigabestatus

Abbildung 23: Zeiteinträge Filter nach Freigabestatus

Jahressollblatt - Zeit- und Ferienübersicht

Abbildung 24: Jahressollblatt – Zeit- und Ferienübersicht

Baustellenrapport

Abbildung 25: Baustellenrapport

Zeiterfassung

  • GSAktiv erkennt und berechnet automatisch Ferienguthaben und Sollstunden basierend auf den Vertragseinstellungen des Mitarbeiters; auch bei Teilzeitmitarbeitern und „ungeradem” Vertragsbeginn- und ende.
  • Viele vordefinierte Zeitarten für Arbeitszeiten und Abwesenheiten (gem. gesetzlichen Vorschriften/Branchenverband)
  • Frei erfassbare Beschreibungen je Zeiteintrag mit Vorschlagfunktion durchs Programm bei Schreibbeginn.
  • Zeitzuschläge flexibel erfassbar (z. B. bei Wochenendarbeit)
  • Zeitkorrekturen, z. B. Auszahlung von Überzeit oder unbezahlter Urlaub.
  • Feiertage und Betriebsferien im Firmenkalender erfassen. Diese gelten für alle Mitarbeiter.
  • Automatischer Übertrag von Zeit- und Feriensaldo beim Jahreswechsel.
  • Warnung bei Überschreitung der zulässigen Wochenhöchstarbeitszeit.
  • Abwesenheiten können vorgängig geplant werden. Der Feriensaldo per Ende Jahr kann so problemlos im Auge behalten werden.
  • Kein Problem mit der Verwaltung von jahresübergreifenden Lehrverträgen. Ferien und Sollstunden werden automatisch berechnet. Die Schultage können im voraus einfachst erfasst werden.
  • Übersichtliche Darstellung von Zeit- und Ferienguthaben aller Mitarbeiter im Cockpit.

Spesenerfassung

  • Abzurechnende Spesen und Auslagenersatz können automatisch in die nächste Lohnabrechnung übernommen oder vorerst zurückgestellt werden.
  • Belegnummer und Freitext können je Position erfasst werden.

Lohn

Lohn

Am Anfang steht die Lohnabrechnung – am Ende der Lohnausweis.

Sie bestimmen bloss, für welche Mitarbeiter und welchen Monat eine Lohnabrechnung gewünscht wird, und schon werden diese in einem Rutsch erstellt; nur bei Bedarf passen Sie diese noch manuell an.

Ich bin mit GSAktiv äusserst zufrieden. […] Die Lohnabrechnungen sind schnell erledigt; Spesen/Auslagenersatz können einfach erfasst werden und nach Bedarf in die Lohnabrechnung und in die Auftragskalkulation übernommen.

Peter Filli, Peter Filli Malergeschäft, Ftan GR

Das Wichtigste zuerst

  • Unterschiedliche Vertragstypen möglich:
    • Monatslohn, Stundenlohn oder Temporärpersonal
  • Mitarbeiter-Vertragssicht für die bestmögliche Übersicht (Abb. 26).
    • Beschäftigungszeitraum von/bis
    • Beschäftigungsgrad (oder Soll-Arbeitsstunden) und Ferienanspruch pro Jahr
    • Lohnbestandteile
    • Unlimitierte Anzahl Verträge pro Mitarbeiter
  • Lohnabrechnungen: für alle Mitarbeiter in einem Rutsch erstellen und – falls notwendig – manuelle Anpassungen vornehmen, wie z. B. Taggelder, Vorauszahlungen u.v.m. (Abb. 27)
  • Automatische Übernahme der rapportierten Stunden im Abrechnungszeitraum bei Stundenlöhnern.
  • Lohnausweise für Mitarbeiter und Steuerbehörden erstellen auf offiziellem Formular.
  • Erfasste Spesen können gleich mit abgerechnet werden oder auf den nächsten Monat übertragen werden.
  • Abrechnungen für Versicherungen und Behörden (AHV, Familien-Ausgleichskasse FAK, UVG, KTG, UVGZ, Quellensteuer) automatisch erstellbar.
  • Automatische Quellensteuerabrechnung: GSAktiv ermittelt den anzuwendenden QST-Satz automatisch.
  • Berechnete Lohnarten (auch mehrstufig und auf Basen z.B. AHV-Basis oder Nettolohn) ermöglicht automatische Abrechnung von komplexen Szenarien.

Ressourcen

Mitarbeiter Verträge und Lohnarten

Abbildung 26: Mitarbeiter Verträge und Lohnarten

Lohnabrechnung

Abbildung 27: Lohnabrechnung

Lohnartenliste (konfigurierbar)

Abbildung 28: Lohnartenliste (konfigurierbar)

Weitere Funktionen

  • Standard-Lohnartenliste der SUVA ist enthalten (Abb. 28).
  • Spezifische Lohnarten für Maler- / Gipsergewerbe enthalten (z. B. Gimafonds, RESOR)
  • Konfiguration der (Sozial-) Versicherungslösungen für die gesamte Firma.
  • Mehrere Versicherungslösungen gleichzeitig möglich (z. B. für Firmen mit Beschäftigten in mehreren Kantonen)
  • Automatische Berücksichtigung der Kinderzulagen.
  • Lohnabrechnungsvorlagen lassen sich einfach für neue Mitarbeiter verwenden.
  • Lehrlingsverträge können für die gesamte Ausbildungszeit bereits erfasst werden (Abb. 26).
  • Ein- und Austritte mitten im Monat werden von GSAktiv problemlos erledigt (Abrechnung von Zeit- und Ferienguthaben).
  • Zusammenzüge für die Lohnsummenmeldung (Versicherungen) und die Buchhaltung.

Spesenerfassung

  • Lohnartenliste frei änderbar; zusätzlich benötigte Lohnarten können ergänzt werden.
  • Berechnete Lohnarten möglich (z. B. monatlich ausbezahlter Anteil des 13. Monatslohns, Quellensteuerabzug)
  • Individuelle Gestaltung der Lohnabrechnung mit Firmenlogo, Zusatzinformationen und individuellen Texten je Mitarbeiter.
  • Druck von Lohnabrechnungen auch rückwirkend möglich.

Finanzbuchhaltung (FiBu)

Finanzbuchhaltung (FiBu)

Die Buchhaltung ist weitestgehend automatisch aktuell.

Löhne und Debitoren werden automatisch verbucht. Damit ist ein grosser Teil aller Buchungen erledigt. Durch Buchungsstandards bei Kreditoren ist das Verbuchen von Kreditoren-Rechnungen sehr einfach. Die MwSt-Abrechnung ist auf Knopfdruck verfügbar und Sie sehen jederzeit den aktuellen Unternehmenserfolg – auch im Vergleich zu Budget oder Vorjahr.

Das Wichtigste zuerst

  • GSAktiv kommt fertig konfiguriert mit Standard-Kontenrahmen, Standard-Buchungsvorgaben, Überleitung von Lohnkonten auf Fibu-Konten, einer nach Steuervorgaben konfigurierten Erfolgsrechnung usw. Natürlich können alle Standards und Vorgaben individuell angepasst und erweitert werden.
  • Alle MwSt-Abrechnungsarten (Abrechnung nach vereinnahmten oder vereinbarten Entgelt, Effektive Abrechnung oder Abrechnung nach Saldo-Steuersatz) werden unterstützt und gemäss dem offiziellen MwSt-Abrechnungs-Formular dargestellt (Abb. 33).
  • Löhne und Debitoren-Rechnungen bzw. Debitoren-Zahlungen werden automatisch verbucht. Dabei werden auch Minderzahlungen (inkl. Rabatte, Skonti) oder Überzahlungen automatisch richtig behandelt (Abb. 29).
  • Standards können mehrstufig (generell, für einen spezifischen Debitor/Kreditor und Rechnungsindividuell) festgelegt werden.
  • Nachträgliche Korrekturen sind durch einfaches Ausbuchen und neu verbuchen sehr einfach möglich.
  • Kreditoren-Rechnungen können Aufträgen zugeordnet werden und fliessen damit in die Kalkulation ein.
  • Das Buchungsjournal bietet mächtige Sortier-, Such- und Filterfunktionen (Abb. 30).
  • Unvollständige Buchungen können erfasst und anschliessend gefiltert werden. Damit ist es sehr einfach möglich die unklaren Buchungen mit einem Treuhänder abzuklären (Abb. 31).
  • Das Buchungsjournal mit allen Buchungen lässt sich per Mausklick exportieren und kann in eine externe Buchhaltung importiert werden.

Ressourcen

Löhne per Knopfdruck verbuchen

Abbildung 29: Löhne verbuchen

Buchungsjournal

Abbildung 30: Buchungsjournal

Buchungsjournal

Abbildung 31: Buchungsjournal – Filtern nach unvollständigen Buchungen

Erfolgsrechnung

Abbildung 32: Erfolgsrechnung

MwSt-Abrechnung

Abbildung 33: MwSt-Abrechnung

Weitere Funktionen

  • Der Standard-Kontenrahmen und die Struktur der Erfolgsrechnung können individuell angepasst werden.
  • GSAktiv unterstützt neben den IST-Werten auch Budget und Plan-Werte.
  • In Auswertungen (Bilanz, Erfolgsrechnung etc.) kann die Auswertungsperiode (Zeitraum von – bis) sowie die Vergleichs-Aktualität (z.B. IST-IST/IST-Budget) frei gewählt werden (Abb. 32).
  • Fremdwährungen (inkl. Wechselkurse) werden unterstützt.
  • Standard-Kontierungen für Debitoren über 3 Stufen möglich: (1) allgemein, (2) pro Debitor, (3) pro Rechnung. Die spezifischste Kontierung wird übernommen.
  • Standard-Kontierungen für Kreditoren über 3 Stufen möglich: (1) allgemein, (2) pro Kreditor, (3) pro Buchung. Die spezifischste Kontierung wird übernommen.
  • Buchungsjournal kann als Komma-separierte Datei (.csv) exportiert werden.
  • Überlange und verkürzte Finanzjahre werden unterstützt.
  • Pro Finanzjahr kann die MwSt-Abrechnungsmethode individuell festgelegt werden (pflichtig/nicht pflichtig, Abrechnung nach effektiver-Methode/Saldo-Steuersatz, und nach vereinnahmten/vereinbartem Entgelt).
  • Zugriffsrechte auf die FiBu können individuell geregelt werden.

Buchhaltung light

Buchhaltung

Mehrwertsteuer, Debitorenkontrolle und Zahlungseingange im Griff.

Auch ohne die optionale, integrierte Finanzbuchhaltung in GSAktiv kommen Sie einfach und übersichtlich an die Informationen für Ihre Buchhaltung oder Ihren Treuhänder.

Ob Auswertungen für die Mehrwertsteuerabrechnung, die Lohnmeldungen oder die Debitorenkontrolle; verschaffen Sie sich einen schnellen Überblick mit vorkonfigurierten Auswertungen, welche sich an die eigenen Bedürfnisse anpassen lassen.

[…] ESR-Rechnungen und die automatische Zahlungskontrolle sparen Zeit und reduzieren die Fehlerquote. […]

Lukas Baumann, Baumann Malerei AG, Adelboden BE

Das Wichtigste zuerst

  • Abgleich der Zahlungseingänge per ESR oder effiziente manuelle Eingabe der Zahlungseingänge gemäss Bankauszug mit automatischer:
    • Betragsprüfung,
    • Prüfung der Skontoabzugsberechtigung,
    • Anpassung des Rechnungsstatus (bezahlt / teilbezahlt), welch manuell übersteuert werden kann.
  • Zusammenzüge für die Lohnsummenmeldung (Versicherungen) und die Buchhaltung.
  • Mehrwertsteuerbericht anhand vereinnahmter oder vereinbarter Entgelte.
  • Finanzen im Griff:
    • Je Kunde sehen Sie alle gestellten Rechnungen und eingegangenen Zahlungen.
    • Aufschlüsselung nach Rechnungsstatus.

Ressourcen

Offene Rechnungen (offene Posten)

Abbildung 34: Offene Rechnungen (offene Posten)

Zahlungskontrolle

Abbildung 35: Zahlungskontrolle

Weitere Funktionen

  • Übersichtliche, farblich markierte Zahlungsdifferenzen je Rechnung (genug oder zu wenig bezahlt).
  • Mahnlisten
  • Auswertungen über Offerten, Aufträge und Rechnung.
  • Kundenanalyse:
    • Offerten-, Auftrags-, Rechnungsvolumen über beliebige Zeiträume.
    • Ausstehende Rechnungen.
  • Berichte nach Excel exportieren.

Vernetzt

Vernetzt

Alle Module voll integriert – Prozesse im Griff.

Das Vermeiden von Doppeleingaben spart Zeit und schont die Nerven. Soll es noch schneller gehen, können auch mehrere Personen gleichzeitig mit GSAktiv arbeiten.

Ein durchdachtes Bedienkonzept hilft Ihnen Ordnung zu halten und nimmt Ihnen Routinearbeiten ab.

[…] Die gute Vernetzung der Programmmodule vermeidet die Doppelerfassung von Daten. […]

Jürg Banz, Jürg Banz Malerfachgeschäft GmbH, Klosters GR

Voll Integriert

  • Rollenkonzept mit unterschiedlichen Berechtigungen für die Benutzer (z. B. Administrator, Zeiterfasser, Auftragsbearbeiter, Lohn, Zeitkontrolle)
  • Kundendossiers mit allen Offert-, Auftrags- und Rechnungsdokumenten.
  • Von welcher Seite Sie auch beginnen; mit der leistungsfähigen Suchfunktion finden Sie alles wieder; und mit wenigen Klick sind Sie am richtigen Ort.
  • Zeitrapporte 1x erfassen, mehrfach verwenden, z. B. für
    • Zeitrapportblatt für Auftraggeber
    • Monatsübersicht für Mitarbeiter
    • Stundenkontrollblatt für Verbände („Jahressollblatt”)
    • Kostenberechnung in Auftragskalkulation
  • Spesen & Auslagenersatz 1x erfassen, mehrfach verwenden, z. B. für
    • Lohnabrechnung / Lohnausweis
    • Auftragskalkulation
  • Senden Sie Ihre Offerten, Auftragsbestätigungen oder Rechnungen einfach per E-Mail.

Ressourcen

Dokumentenablage zu Kontakt, Offerte, Auftrag und Rechnung

Abbildung 36: Dokumentenablage zu Kontakt, Offerte, Auftrag und Rechnung

Positionen aus dem Vorlagenkatalog kopieren (Drag & Drop)

Abbildung 37: Positionen aus dem Vorlagenkatalog kopieren (Drag & Drop)

Vorlagenverwaltung

  • Katalogpositionen manuell erstellen oder aus bestehenden Offerten, Aufträgen, Rechnungen übernehmen.
  • Übernahme von Katalogpositionen in neue Dokumente mit Maus oder Tastenkombinationen. (Abb. 32)
  • Gruppieren von Positionen, um z. B. wieder verwendbare Strukturen für Prozessphasen oder Arbeitsschritte fix fertig vorzubereiten. Nahezu beliebig tiefe Gliederung möglich.
  • Je Position definierbar sind:
    • Pauschalpreis oder gerechnet (Menge x Preis)
    • Positionsrabatt in % oder absolut
    • Eigene Pos.-Nr., Mehrwertsteuersatz, Ertragskonto
  • Frei definierbare Mengeneinheiten.

Dokumenteablage

  • Dateien, Bilder und E-Mails können bei Kontakten, Offerten, Aufträgen und Rechnungen abgelegt werden. (Abb. 31)

Hilfreiche Zusatzfunktionen

  • Kommentarfunktion für Offerte, Aufträge, Rechnungen, Kontakte, Arbeitsverträge usw.
  • Spezielle Adresstypen definierbar für Automatisierung des Versands: Standard-Korrespondenz-, Rechnungs- und Lieferadresse usw.
  • Angebotsvarianten und optionale Angebotsteile (per-Positionen).
  • Kontoauszüge für Kunden.
  • Automatische Offert-, Auftrags- und Rechnungsnummer mit wählbarer Startnummer.
  • Beliebiges Kopieren von Positionen (auch mehrstufig) zwischen Offerten, Aufträgen, Rechnungen und Vorlagen möglich.

Erfahren Sie mehr über…