Jahresabschluss – Vorbereitung für den Druck der Lohnausweise

Jahresabschluss – Vorbereitung für den Druck der Lohnausweise 2015

Der Lohnausweis ist die wichtigste Grundlage für die Besteuerung der Arbeitnehmenden. Diese, aber auch die Steuerbehörden vertrauen darauf, dass der Lohnausweis korrekt erstellt wird.

Mit GSAktiv haben Sie eine äusserst schlankes und taugliches System zur Lohnadministration zur Hand, welches Sie bei Angelegenheiten rund um den Lohn unterstützt.

Einmal eingerichtet, unterstützen Sie Ihren Treuhänder optimal bei der Aufbereitung der Lohndaten für den Jahresabschluss und müssen diesen nur noch für Spezialfälle und allenfalls den Jahresabschluss beiziehen.

Konkret werden Sie in folgenden Bereichen unterstützt:

Nr. Thema Empfänger

Mitarbeiter

Treuhänder

Versicherungen

Steuerbehörden

1 Erfassung von Spesen und Auslagenersatz zusammen mit der Zeiterfassung.
ja
bei Bedarf
ja, nur Spesen
2 Vertragskonditionen erfassen für alle Mitarbeiter (Lohnbestandteile, Ferien, Beschäftigungsgrad…)
ja
bei Bedarf
3 Lohnabrechnungen erstellen
ja
bei Bedarf
4 Sonderabrechnungen erstellen
ja
bei Bedarf
5 Lohn-Bescheinigen und Versicherungsabrechnungen drucken (SUVA/UVG)
bei Bedarf
ja
6 Lohnausweise drucken
ja
bei Bedarf
ja

Abb. 1: Einsatzgebiete und Informationsempfänger im Lohnbereich

Im Beitrag "Vom Vertrag zur Stundenkontrolle und Lohnabrechnung" sind wir bereits auf die Einrichtung von Mitarbeiterverträgen eingegangen, welche als Basis für die Lohnabrechnung dienen. Hier sollen nun gezielt auf die notwendigen Vorbereitungen für den Druck der Lohnausweise eingegangen werden.

Das Thema "Meldeblätter" wird in einem der nächsten Beiträge behandelt.

Welche Schritte sind erforderlich für den Druck der Lohnausweise?

  1. Pflege der Lohnartenliste (nur einmalig notwendig)
  2. Voreinstellungen auf Firmenstufe
  3. Angaben für einzelne Mitarbeiter eingeben
  4. Kontrolle und Plausibilisierung der Löhne
  5. Lohnausweise für Mitarbeiter erstellen und drucken

1. Pflege der Lohnartenliste

In der Lohnartenliste sind alle für die Lohnabrechnung wichtigen Positionen enthalten. Hier wird auch festgelegt, welche Lohnart in den Bruttolohn einfliesst, ob Sozialversicherungsabzüge dafür gemacht werden müssen und in welche Lohnausweis-Position die Lohnart rein fliesst (z. B. Lohn/Rente, Verpflegung, Privatanteil Geschäftswagen, effektive Spesen, Pauschalspesen u.v.m.). Falls man mit der vorhandenen Standard-Lohnartenliste der SUVA auskommt und keine Anpassungen notwendig sind, so kann dieser Schritt übersprungen werden. Wenn neue Lohnarten hinzugefügt wurden, ist sicherzustellen, dass die entsprechenden Abrechnungsvorschriften korrekt hinterlegt werden und bestimmt wird, und unter welche Lohnausweispositionen sie einfliessen.

Lohnarten-Liste öffnen

Abb. 2: Lohnartenliste öffnen

Lohnarten-Liste

Abb. 3: Lohnartenliste mit Zuordung zu Lohnausweispositionen

2. Voreinstellungen auf Firmenstufe

Will man für seine Angestellten einen Lohnausweis erstellen, so muss zuerst für die Firma eine Lohnausweis-Vorlage für das Geschäftsjahr erstellt werden. Dort können Sie alle übergeordneten Einstellungen machen, welche für die Mehrheit Ihrer Mitarbeiter passt. Damit ersparen Sie sich die individuelle Einstellung bei bei jedem einzelnen Angestellten.

Lohnausweis-Einstellungen für die Firma

Abb. 4: Firmeneinstellungen für Lohnausweis

 

3. Angaben für einzelne Mitarbeiter eingeben

Was Sie unter Punkt 2 bereits für die gesamte Firma definiert haben, kann nun bei Bedarf für jeden einzelnen Angestellten individuell angepasst werden. Damit wird sicher gestellt, dass alle Lohnausweis-Angaben für jeden Angestellten korrekt definiert sind und die Lohnausweise für einzelne oder alle Angestellten erstellen und gedruckt werden können.

Lohnausweis vorbereiten für Mitarbeiter

Abb. 5: Lohnausweiseinstellungen für einzelne Angestellte

 

4. Kontrolle und Plausibilisierung der Löhne

Bevor die Lohnausweise erstellt und gedruckt werden, ist es ratsam, die vorhandenen Lohndaten zu überprüfen und zu plausibilisieren. Dazu eignet sich der Bericht "Lohnartenrekapitulation". Der Bericht kann für alle Angestellten gleichzeitig erstellt und geöffnet werden. Damit können schnell Lücken und Sprünge im Monatsverlauf entdeckt werden, wenn dies nicht bereits bei den Lohnabrechnungen während des Jahres geschehen ist. Zudem ist auf einen Blick ersichtlich, welche Lohnarten im Laufe des Jahres benutzt wurden und ob diese in der "Lohnartenliste" (vgl. Schritt 1) korrekt eingerichtet sind, d.h. insbesondere die Abrechnung mit AHV/IV/EO/ALV/NBUV stimmt und der korrekten Position im Lohnausweis zugeordnet sind.

Kontrolle mit der Lohnartenrekapitulation

Abb. 6: Lohnartenrekapitulation öffnen

Kontrolle nach Lohnarten und Mitarbeiter

Abb. 7: Lohnartenrekapitulation je Mitarbeiter oder für die gesamte Firma erstellen

 

5. Lohnausweise für Mitarbeiter erstellen und drucken

Nachdem für jeden Angestellten die Lohnausweise-Einstellungen gemacht wurden und die Kontrolle der Lohndaten erfolgt ist, können nun die Lohnausweise in einem einzigen Schritt für alle Angestellten erstellt und gedruckt werden. Wählen Sie dazu die Periode aus, für welche ein Lohnausweis zu erstellen ist. Anschliessend drücken Sie den Knopf "Erstellen". Sie werden gefragt, für welche Angestellten Sie einen Lohnausweis erstellen möchten. Nach erfolgreichem Erstellen, sehen Sie nun eine Liste aller erstellen Lohnausweise (Abb. 9). Diese lassen sich nun ausdrucken.

Sollten Sie im nachhinein noch einen Fehler entdecken, können Sie diesen einfach korrigieren und den Lohnausweis nochmals erstellen.

GSAktiv druckt den vollständigen Lohnausweis (605.040.18N Form 11) auf leere A4 Seiten (Abb. 10).

Lohnausweise erstellen

Abb. 8: Lohnausweise ansehen/erstellen

Erstellte Lohnausweise drucken

Abb. 9: Lohnausweise-Liste / Druck von Lohnausweisen

Das Lohnausweis-Formular

Abb. 10: Der Lohnausweis

 

Das war’s auch schon!

Zu diesem Beitrag gibts auch ein kurzes Video, welches alle Schritte nochmals zeigt.