Software Module
Cockpit & Suche
Alles im Blick, alles im Griff – dank durchdachtem Navigations- und Bedienkonzept
- Arbeitszeiten und Ferien aller Mitarbeiter direkt im Cockpit sichtbar
- Zuletzt erstellte und bearbeitete Dokumente sowie Kontakte im Schnellzugriff
- Fällige Termine und Rechnung sowie Informationen über die Auftragslage
- Austausch von Kontakten und Dokumenten mit anderen GSAktiv-Benutzern (auch firmenübergreifend)
- Export aller Listen nach Excel
- E-Mail-Versand von Dokumenten
- Vorlagentexte für E-Mails und Dokumente
- Verwendung bekannter Bedienelemente (Menüband, Kontextmenüs, Tastenkombinationen) ähnlich wie Microsoft Office
Kontaktverwaltung
Den Kunden im Fokus – Kundendossiers mit allen Dokumenten
- Kontakte direkt aus local.ch übernehmen
- Kundendossier mit allen Offerten, Aufträgen, Rechnung und Zahlungen
- Eigene Suchkriterien/Kategorien definieren und zuordnen
- Viel Platz für Notizen
- Beliebig viele Ansprechpartner innerhalb einer Firma erfassen
- Export von Kundenlisten nach Excel
- Zahlungsbedingungen und Vorkontierung für Fibu-Verbuchung für jeden Kunden definierbar
- Wichtige Dokumente aller Art direkt beim Kontakt ablegen
Dokumentverwaltung
Alles geordnet und sortiert – einfach und automatisch
Legen Sie alle wichtigen Dokumente gleich beim Kunden oder zur Offerte, zum Auftrag oder zur Rechnung ab.
Ob Fotos, E-Mails, PDF-, Excel-, Word oder sonstige Dateien –alles am richtigen Ort abgelegt und lässt sich schnellstens wieder finden und verwenden.
Auftragsbearbeitung
Von der Offerte bis zur Zahlungskontrolle – schnell und professionell
Nutzen Sie die vielfältigen Gestaltungs- und Druckmöglichkeiten und geben Sie Ihren Dokumenten ein individuelles Erscheinungsbild. Kümmern Sie sich um den Inhalt; GSAktiv kümmert sich um die professionelle Darstellung und die korrekte Berechnung.
- Offerte, Auftrag und Rechnung aus einem Guss
- Mehrere Teilaufträge je Offerte möglich
- Interne Notizen bei Auftragsposition erfassen und drucken
- Auftragsdossier mit allen wichtigen Informationen
- Automatische Berücksichtigung von
- Arbeitsstunden in der Nachkalkulation
- Offerte, Auftragsbestätigungen und Begleitschreiben als PDF ablegen oder per E-Mail verschicken
- Leistungskataloge einfach erweiterbar.
- Hierarchische Gliederung von Auftragspositionen.
- Einfache Adressierung auch komplexer Adressierungswünsche seitens der Kunden.
- Druckeinstellungen für Nummerierung, Summen, Anzeige von Mengen/Preisen usw.
Rechnungstellung & Zahlungskontrolle
Liquidität gesichert – Rechnungsdruck und Zahlungskontrolle fast von selbst
Am einfachsten gehts mit QR-Code oder ESR-Einzahlungsscheinen. Automatische Zahlungsverbuchung und -kontrolle per E-Banking, auch bei Einzahlung auf unterschiedliche Bankkonten.
- Akonto- und Schlussrechnungen erstellen
- QR-Code oder ESR Einzahlungsscheine drucken
- Nach Aufwand abgerechnete Arbeiten direkt aus der Zeiterfassung in die Rechnung übernehmen
- Zahlungseingänge vom E-Banking einlesen und prüfen lassen
- Begleitschreiben, Mahnungen einfach erstellen
Zeiterfassung & Stundenkontrolle
Arbeitszeiten nur 1x erfassen – professionelle Zeitauswertung und Berichte
Mit GSAktiv erfassen Sie die Arbeitszeiten nur einmal. Auf Knopfdruck haben Sie die gewünschten Berichte parat, z.B. um die Vorgaben des Branchenverbandes zu erfüllen, Mitarbeiter über Zeit- und Ferienguthaben zu informieren, Auftraggeber auf dem Laufenden zu halten oder einfach für die eigene Stundenkontrolle und Kalkulation.
- Zeiterfassung für Mitarbeiter und/oder auf Aufträge in einem Schritt
- Selbsterfassung durch Mitarbeiter
- Vordefinierte Zeitberichte für Kontrolle der Arbeitszeiten, Regiestundenrapporte, Ferienguthaben, usw.
- Ferienguthaben und Soll-Arbeitszeiten automatisch berechnet
- Kommentare bei Zeiteintrag mit Vorschlagfunktion
- Überzeitzuschläge und Zeitkorrekturen
- Firmenkalender mit Feiertagen und Betriebsferien
- Spesen und Auslagenersatz mit/ohne Abrechnung für Mitarbeiter und auf Auftrag
- Arbeitszeit- und Ferieninformationenübersichtlich im Cockpit
- Serientermine einfach erstellen
Lohn & Mitarbeiter
Alles einfach von A bis Z – von der Lohnabrechnung bis zur Verbuchung in die Fibu
Sie stellen ein, für welche Mitarbeiter und welchen Monat eine Lohnabrechnung gewünscht wird. Diese wird in einem Rutsch erstellt und kann von Ihnen bei Bedarf angepasst werden. Einfachste Verbuchung in die Fibu ist gewährleistet.
- Automatische Berechnung der Ferienguthaben und Soll-Stunden auch bei wechselnden Beschäftigungsgraden, unbezahltem Urlaub oder Arbeitsunterbrüchen
- Lohnausweise, Quellensteuerabrechnung und Lohnsummenmeldungen auf Knopfdruck
- Vertragssicht für optimale Nachvollziehbarkeit
- SUVA-Lohnartenliste
- Automatische Quellensteuer-Abzüge gem. kantonalen Steuertabellen.
- Spesenabrechnung
Kalkulation
Rentabel, oder doch nicht? – Analyse und Plausibilisierung von Geschäftsentscheidungen
Ob Sie mit der Vorkalkulation ein Kundenangebot plausibilisieren oder mit der Kalkulation laufende und abgeschlossene Aufträge analysieren; am Ende des Tages wissen Sie, wo Sie stehen und können bei Bedarf Korrekturmassnahmen ergreifen.
- Vorkalkulation der Offerte mit Vorgabezeiten
- Laufende Kalkulation oder Nachkalkulation des Auftrags
- Einfache Berechnung der Lohnkosten und Lohnnebenkosten
- Einfache Ermittlung der verrechenbaren Arbeitsstunden
- Automatische Berücksichtigung erfasster Arbeitszeiten für die Kalkulation
- Übernahme von Auslagen/Lieferantenrechnungen aus der Fibu in die Auftragskalkulation
- Abweichungsanalyse zwischen Vor- und Nachkalkulation
Finanzbuchhaltung (Fibu)
Immer über die Finanzen informiert sein – und dann noch Geld sparen
Mit der integrierten Finanzbuchhaltung sparen Sie Geld. GSAktiv verbucht die Umsätze und Löhne, Sie die Lieferantenrechnungen, und Ihr Treuhänder überprüft alle und macht den Jahresabschluss.
- Verbuchen von Debitorenrechnungen und Zahlungseingängen auf Knopfdruck
- Automatisches Verbuchen der Löhne
- Vorkontierung der Debitoren und Kreditoren für einfachste Verbuchung
- Bilanz, Erfolgsrechnung und MwSt-Abrechnung mit einem Klick
- KMU-Kontenrahmen anpassbar
- Mächtiges Buchungsjournal mit vielfältigen Filter- und Analysemöglichkeiten
- MwSt-Abrechnung nach vereinbartem oder vereinnahmtem Entgelt
- MwSt-Abrechnung nach effektiver Methode oder mit Saldosteuersätzen
- Budget- und Vorjahresvergleiche
- Eröffnungsbuchungen (Kontenüberrag, Abgrenzungen) auf Knopfdruck
Vernetzung & Analyse