Im folgenden Artikel gehen wir auf die Aufgaben rund um den Jahreswechsel ein, insbesondere natürlich auf die konkreten Aspekte im Zusammenhang mit unserer Branchensoftware GSAktiv.
Die Themen:
- Debitorenliste / Offene Posten
- Lohnsummenmeldungen
- Lohnausweise
- Neues Geschäftsjahr initialisieren
- Lohnabzüge prüfen und einrichten
- Neue Quellensteuer-Sätze
Debitorenliste / Offene Posten
Am einfachsten ist es, wenn sie per 31.12. alle Zahlungseingänge auf gestellten Kundenrechnungen in GSAktiv laden oder manuell erfassen, und der entsprechende Rechnungsstatus korrekt gesetzt ist (d. h. versandt, teilbezahlt, bezahlt, storniert, usw.).
Unter diesen Voraussetzungen kann in GSAktiv die Suchliste “Offerten/Aufträge/Rechnungen” geöffnet werden mit den folgenden Filterkriterien, beispielhaft für das Abschlussjahr 2022:
- Dok. Datum von: 1.1.2022 (oder früher)
- Dok. Datum bis: 31.12.2022
- Zahlungen: 31.12.2022
- Filter: Rechnungen (blaues Symbol) & Offene Rechnungen (leeres Kästchen)
Selbst wenn sie die Offene Posten Liste erst zu einem späteren Zeitpunkt für den Buchhaltungsabschluss benötigen, sollten sie die Liste kurz nach Jahreswechsel bzw. vor dem ersten Einlesen der Zahlungseingänge im neuen Jahr erstellen und ablegen.
Damit ist gewährleistet, dass die “echten” Offenen Posten einfach selektiert werden können.
Sollten sie die Offene Posten Liste erst zu einem späteren Zeitpunkt erstellen, dann werden die inzwischen bezahlten Rechnungen aus dem Vorjahr nicht mehr über den Rechnungsstatus selektiert werden können, denn dieser ist dann “bezahlt”, obwohl er am 31.12. noch “offen” war. In diesem Fall müssten alle Rechnungen angezeigt werden, nicht nur die offenen. Zudem wäre bei Rechnungen, bei welchen der Zahlungsbetrag vom Rechnungsbetrag abweicht zu entscheiden, ob hier die Differenz als Offener Posten zu betrachten sei oder ob nur gänzlich unbezahlte Rechnungen berücksichtigt werden sollen.
Lohnsummenmeldungen
Voraussetzung für ein reibungsloses Erstellen der Lohnsummenmeldungen ist eine korrekte Erstellung aller Lohnabrechnungen während des ganzen Jahres.
Bevor die Lohnsummenmeldungen und alle anderen Abschlussarbeiten erfolgen können, sollten die Löhne nochmals kontrolliert werden. Am einfachsten geht dies mit dem Bericht “Lohnartenrekapitulation” im Reiter “Mitarbeiter”.
In diesem Bericht sieht man alle wichtigen Informationen rund um die Lohnabrechnungen und die Lohnsummenmeldungen.
Nach erfolgreicher Prüfung und der Behebung allfälliger Fehler kann die Lohnsummenmeldung erfolgen. Dazu können im Reiter “Mitarbeiter” unter “Behörden” die erforderlichen Berichte erstellt werden.
Lohnausweise erstellen
Eine Anleitung dazu (inkl. Video) finden sie hier.
Neues Geschäftsjahr initialisieren
Ab dem 1. Januar wird GSAktiv ihnen das folgende Fenster zur Initialisierung des neuen Geschäftsjahres anzeigen, und zwar solange, bis sie alle drei Punkte erledigt haben.
Zur Information: Sie müssen dazu die GSAktiv-Benutzerrolle “Administrator” oder “Super-User” besitzen.
Die Kalender-Einstellungen und den Saldo-Übertrag von Ferien und Arbeitszeit können sie auch nachträglich noch (mehrmals) anpassen/ausführen:
- Kalender: Menüband Einstellungen / Kalender
- Zeitsaldo übertragen: Menüband Mitarbeiter / Zeit-Übertrag
Die Startnummer für neue Offert-/Auftrags- und Rechnungsdokumente können sie nur einmal je Kalenderjahr definieren!
Für Benutzer:innen des Fibu-Moduls:
Eröffnen sie bei Bedarf ein neues Geschäftsjahr und sperren sie das alte Geschäftsjahr, falls sie dort keine Buchungen mehr erfassen wollen.
Lohnabzüge prüfen und einrichten
Prüfen sie, ob bei den Lohnabzügen im neuen Kalenderjahr etwas ändert und passen sie die Abzüge für Sozialversicherungen und Vorsorge allenfalls an.
Gehen sie dazu unter Menüband Einstellung zu den Versicherungen.
Richten sie bei Änderungen in den Lohnabzügen unter den einzelnen Versicherungen einen neuen Vertrag ein mit den entsprechenden Anpassungen. Am einfachsten kopieren sie einen bestehenden Vertrag, passen im neuen Vertrags (beachten sie das Erstellungsdatum) die Angaben an und weisen diesen neuen Vertrag allen Mitarbeitern zu.
Wichtig: Die Vertragsgültigkeits-Perioden dürfen sich nicht überschneiden, d. h. es darf immer nur ein gültiger Vertrag existieren (ausser bei UVG und KTG für unterschiedliche Betriebsteile).
Markieren sie in der linken Spalte den Vertrag, den sie den Mitarbeitenden zuordnen wollen, drücken dann die rechte Maustaste und wählen “Versicherung(en) allen zuweisen”.
Überprüfen sie die Einstellungen, indem sie für alle Mitarbeitenden probehalber eine Lohnabrechnung für Januar des neuen Jahres erstellen.
Korrigieren sie falsche Einstellungen möglichst frühzeitig; damit ersparen sie sich nachträglichen Korrekturaufwand!
Neue Quellensteuer-Sätze
Haben sie quellensteuerpflichtige Mitarbeitende? Kein Problem.
Wir werden spätestens Mitte am 20. Januar 2023 die neuen Quellensteuer-Sätze in GSAktiv zur Verfügung stellen. Sie brauchen nichts weiter zu unternehmen.
GSAktiv lädt beim Erstellen der Lohnabrechnungen die neuen Quellensteuer-Sätze bei Bedarf automatisch von unserem Server herunter und berücksichtigt diese für die zu erstellenden Lohnabrechnungen.
Wir warten bis am 20. Januar, weil sich bei den Kantonen gelegentlich Fehler einschleichen können und diese dann neue Quellensteuer-Tabellen publizieren.