Schlussrechnung mit vorherigen Akonto-Rechnungen Mehrwertsteuer-konform erstellen

Schlussrechnung unter Berücksichtigung von Akonto-Rechnungen Mehrwertsteuer-konform erstellen

  Es tauchen immer wieder Fragen rund um die Schlussabrechnung auf, wenn vorgängig eine oder mehrere Akonto-Rechnung(en) gestellt wurde(n). Im Folgenden wird kurz erklärt, wie Sie unter Umständen (viel) Geld verloren mit Akonto-Rechnungen verlieren können, und wie GSAktiv sicherstellt, dass Ihnen das nicht passiert.
  1. Jedes MwSt-pflichtige Unternehmen muss die MwSt auf der Akonto-Rechnung ausweisen.
  2. In der Schlussabrechnung darf nur die die MwSt für die Differenz der Netto-Beträge ausgewiesen werden! Wir sehen immer wieder Fälle, in denen Brutto-Beträge gegeneinander aufgerechnet werden. Diese Praxis mag für den Rechnungsempfänger leichter verständlich sein, führt aber für den Rechnungssteller dazu, dass die zu hohe verrechnete MwSt der Eidgenössischen Steuerverwaltung (ESTV) geschuldet wird. Konkret drohen schnell hohe Verluste.
  Dazu ein Beispiel: Gehen wir von einem Gesamt-Rechnungsbetrag von CHF 100’000,- (exkl. MwSt) und einer Akonto-Rechnung von CHF 40’000,- (exkl. MwSt) aus. Die Akonto-Rechnung wird für alle Varianten wie folgt erstellt:
Akonto-Rechnung für geleistete Arbeiten CHF  40’000
MwSt +8% CHF 3’200
Total CHF 43’200
  Variante 1: Korrekte Schlussabrechnung
Schlussrechnung für erbrachte Leistungen CHF  100’000
./. Akonto-Rechnung für geleistete Arbeiten CHF  -40’000
Total exkl. MwSt CHF 60’000
MwSt +8% CHF 4’800
Total CHF 64’800

Die Summe der ausgewiesenen MwSt entspricht CHF 8’000,- (CHF 3’200,- in der Akonto-Rechnung und CHF 4’800,- in der Schlussrechnung) und damit eben genau 8% des Gesamt-Rechnungsbetrages.

Der Nachteil dieser Darstellung liegt darin, dass in der Schlussrechnung CHF 40’000,- für die Akonto-Rechnung ausgewiesen werden. Der Kunde hat jedoch CHF 43’200,- bezahlt und unter Umständen das Gefühl, dass in der Schlussrechnung nicht die gesamte Zahlung berücksichtigt würde. Rückfragen sind damit vorprogrammiert und wahrscheinlich ist hier die Ursache zu suchen, warum immer wieder die falsche Darstellung (siehe unten) verwendet wird.

GSAktiv addressiert das Problem, indem beim Text zur Akonto-Rechnung auch der Betrag inkl. MwSt mit angezeigt wird:

Schlussrechnung für erbrachte Leistungen CHF  100’000
R15-01234 vom 3.4. (CHF 43’200,- inkl MwSt) CHF  -40’000
Total exkl. MwSt CHF 60’000
MwSt +8% CHF 4’800
Total CHF 64’800

Sämtliche, bereits gestellte, Akonto-Rechnungen können in GSAktiv automatisch in die Schlussrechnung aufgenommen werden.

Variante 2: Falsch gestellte Schlussabrechnung
Schlussrechnung für erbrachte Leistungen CHF  100’000
MwSt +8% CHF 8’000
Total inkl. MwSt CHF 108’000
./. Akonto-Rechnung für geleistete Arbeiten CHF  -43’200
Restbetrag CHF 64’800

In diesem Fall ist der für den Kunden offene Endbetrag natürlich identisch, wie in der richtigen Variante 1. Für den Rechnungssteller ergibt sich aber ein gravierender Unterschied:

Er schuldet in diesem Fall der ESTV den Gesamtbetrag von CHF 11’320,– (CHF 8’000,- + CHF 3’200,-) anstatt der CHF 8’000,-. Es droht also ein Verlust von CHF 3’200,-

Begründung:

  1. Die Position “Akonto-Rechnung für geleistete Arbeiten” reicht nicht als Widerruf einer Rechnung im Sinne von Art. 27 Abs. 4 MWSTG
  2. Nach Artikel 27. Abs. 2 MWSTG wird die Mehrwertsteuer geschuldet, wenn für eine Leistung eine zu hohe Mehrwertsteuer erhoben wird.

Die Variante 2 mag dem Rechnungsaussteller oder dem Empfänger schlanker und leichter verständlich erscheinen. Sie ist aber nicht mit der gängigen Gesetzeslage konform und birgt für den Rechnungsaussteller erhebliche Risiken!

  Weiterführende Links: Web-basierte Publikationen der ESTV zur MWST