Benutzern Sie bereits GSAktiv, so sind Sie vielleicht auch dort schon auf die beiden Begriffe gestossen. Und vielleicht haben Sie sich auch gefragt, was es mit dieser Unterscheidung auf sich hat. Eng damit zusammen hängt auch das Mitarbeiterkonto und das Benutzerkonto. Was es damit auf sich hat, lesen Sie im vorliegenden Artikel.
Benutzerkonto von GSAktiv
Ein GSAktiv-Benutzer ist eine Person, die mit GSAktiv arbeitet und folglich auch auch einen Benutzernamen und Passwort besitzt, um sich in GSAktiv anzumelden.
Benutzer können unterschiedliche Zugriffsrechte besitzen. So kann z. B. eingeschränkt werden, ob jemand Zugriff auf die Löhne oder die Fibu hat, die Arbeitszeitkontrolle für die Mitarbeiter machen kann oder nur die eigenen Zeiten erfassen und ansehen darf.
Ein Benutzer zählt nicht automatisch als lizenzierter Mitarbeiter und belastet die Lizenzkontingent folglich nicht. Es sei denn, der Benutzer ist zusätzlich auch ein Mitarbeiter.
Mitarbeiterkonto in GSAktiv
Mitarbeiter werden in GSAktiv geführt, um Lohnabrechnungen für sie zu erstellen und/oder damit für sie eine Zeitkontrolle geführt werden kann bzw. um die Zeiten auf die Aufträge zu rapportieren. Für Mitarbeiter werden in GSAktiv Verträge gepflegt, welche ein Start- und Enddatum, den Beschäftigungsgrad, die Feriengutschriften und allenfalls auch die Lohnbestandteile enthalten.
Die Mitarbeiter, für welche in einer bestimmten Periode ein laufender Vertrag in GSAktiv angelegt wurde, zählen zum Lizenzkontingent. Haben Sie z. B. eine GSAktiv Lizenz für 5 Mitarbeiter gekauft, so dürfen sie maximal 5 gleichzeitig aktive Mitarbeiter (genauer Verträge der Mitarbeiter) in GSAktiv haben.
Gibt es mehr als die Anzahl lizenzierter (aktiver) Mitarbeiter, so schaltet GSAktiv in den Lese-Modus und Sie können keine neuen Dokumente mehr anlegen oder Bestehendes bearbeiten.
Benutzerkonto in HoppTime
Mit HoppTime Benutzern verhält es sich ähnlich, wie mit den GSAktiv Benutzer. Die Benutzer sind in erster Linie dazu da, um sich in HoppTime anzumelden. Ihnen kann man auch Benutzer- und Zugriffsrechte geben.
Benutzerkonten “gehören” immer dem betreffenden Mitarbeiter, d. h. es ist auch immer seine E-Mail-Adresse zu hinterlegen. Diese wird unter anderem für das Zurücksetzen des Passwortes verwendet. Alleine mit dem Benutzerkonto können noch keine Zeiten erfasst werden; dazu muss dieses mit einem Mitarbeiterkonto verknüpft werden, welchem dann auch arbeitsvertrags-spezifische Informationen zu hinterlegen sind (bspw. Beschäftigungsgrad und -dauer oder Arbeitstage).
Kurz gesagt, gehört das Benutzerkonto dem Mitarbeiter und das Mitarbeiterkonto der Firma. Erst wenn diese beiden miteinander verknüpft sind, kann der Mitarbeiter Zeiten für eine Firma erfassen (vgl. Abbildung unten).
Damit wird der Anforderung Rechnung getragen, dass ein Mitarbeiter nach Verlassen der Firma sein Benutzerkonto entweder löschen lassen kann oder es bei einem anderen Arbeitgeber mit HoppTime wieder einsetzen kann.
Auf der anderen Seite ist so auch sicher gestellt, dass die Firma auch nach der Löschung eines Benutzerkontos noch Zugriff auf die erfassten Zeiten hat, da diese den gesetzlichen Vorgaben entsprechend aufzubewahren sind.
Mitarbeiterkonto in HoppTime und GSAktiv
Wird HoppTime zusammen mit GSAktiv eingesetzt, so ist GSAktiv das Hauptsystem für die Mitarbeiterkonten. Das bedeutet, dass sowohl die Mitarbeiterkonten selbst als auch die relevanten Informationen (z. B. Vertragsdauer) nur in GSAktiv gepflegt werden dürfen und können und diese anschliessend mit HoppTime synchronisiert werden.
In HoppTime selbst können also weder neue Mitarbeiter erfasst noch bearbeitet werden.