Vom Vertrag zur Stundenkontrolle und Lohnabrechnung

Vom Vertrag zur Stundenkontrolle und Lohnabrechnung

Die Belegschaft einer Firma ist nur selten über einen längeren Zeitraum hin konstant; neue Mitarbeiter kommen, bestehende wechseln den Arbeitgeber oder gehen in Rente. Und selbst bei langjährigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern können sich Veränderungen im Beschäftigungsverhältnis ergeben; einerseits kann sich der Beschäftigungsgrad ändern, andererseits sind aber auch Anpassungen bei Lohnbestandteilen, Lohnhöhe oder Ferienanspruch denkbar.

In der Praxis stellen sich dann schnell einmal Fragen wie:

  • Wie behälte ich den Überblick über die sich wechselnden Vertragsbedingungen?
  • Wie führe ich die Zeitkontrolle bei sich wechselnden Beschäftigungsgraden, Ein- und Austritten während des Jahres, oder schlimmer noch, mitten im Monat?
  • Wie berechne ich die Ferienguthaben der Mitarbeiter bei unterjährigen Wechseln von Beschäftigungsgrad, Ein- und Austritten?
  • Wie erstelle ich die Lohnabrechnung (auch rückwirkend)?
  • Wie kriege ich die Lohnausweise für die Mitarbeiter am Jahresende oder bei Austritt gemacht?
  • Und schliesslich: Wie melde ich all das dann noch der Ausgleichskasse oder der Unfall- und Krankentaggeldversicherung?

Während die letzten beiden Fragen in einem kommenden Newsletter behandelt werden, zeigen wir Ihnen anhand eines Beispiels, wie GSAktiv Sie dabei unterstützen kann, eine maximale Übersicht zu erhalten und gesetzliche oder vom Berufsverband verlangte Anforderungen und Informationsbedürfnisse zu erfüllen (Stundenkontrolle, Lohnabrechnung, Lohnausweis, Lohnmeldungen). Der Schlüssel dabei liegt in der Möglichkeit, Mitarbeiter und deren Vertragsbedingungen in der Software zu erfassen. Die folgenden Vorteile sind damit verbunden:

  • Sie können über die gesamte Dauer des Anstellungsverhältnisses schnell und einfach die jeweils geltenden Anstellungsbedingungen nachsehen (Lohnbestandteile, Versicherungen, Beschäftigungsgrad, Ferien).
  • Es werden automatisch die korrekten Sollstunden für Zeiterfassung und Stundenkontrolle berechnet und ausgewiesen.
  • Die Feriengutschriften bei Anstellungsbeginn oder der Feriensaldo zu einem beliebigen Zeitpunkt wird automatisch berechnet in Abhängigkeit von Vertragslaufzeit und Beschäftigungsgrad in Stunden und Tagen ausgewiesen. Und zwar selbst dann, wenn die Änderungen des Beschäftigungsgrads, Stellenantritt oder –ende an einem beliebigen Tag innerhalb des Monats stattfindet.

Im unteren Bereich des Registers ‘Vertrag’ sind alle erfassten Arbeitsverträge aufgelistet (vgl. roter Rahmen); gleich darüber sind alle Details des ausgewählten Vertrages (gelb) zu sehen.

Arbeitsvertraege von Ruedi

Abb. 1: Ruedis Arbeitsvertragsdaten

Es gelten für Ruedi folgende Eckpunkte (nur Jahr 2015 ist relevant):

Nr. Gültig
von

bis
Beschäftigungsgrad (oder individuelle Wochenarbeitszeit) Ferientage pro Jahr Lohnbestandteile
3 01.04.2015 30.06.2015 100% 20 CHF 5’500
p. Monat
2 01.12.2014 31.03.2015 50% 20 CHF 2’750
p. Monat

Abb. 2: Eckpunkte aus Ruedis Arbeitsverträgen für 2015

Für eine Lohnabrechnung von Ruedi (auch wenn nachträglich erstellt) verwendet GSAktiv automatisch den für die Abrechnungsperiode gültigen Vertrag, d. h.:

  • Für Januar bis März 2015 wird automatisch Vertrag Nr. 2 berücksichtigt.
  • Für April bis Juni 2015 wird Vertrag Nr. 3 berücksichtigt.

Ferien- und Sollstunden-Berechnung

Der Wechsel des Beschäftigungsgrads von 50% auf 100% per 1.4.2015 hat für Ruedi folgende Auswirkungen (vgl. Abb. 3):

  1. Ab April beträgt die tägliche Sollarbeitszeit 8h statt 4h.
  2. Ausgehend von 20 Tage = 160 h Ferien pro Jahr (bei 100 % Beschäftigungsgrad) erhält er für den Vertrag, welcher bis 31.3.2015 gültig ist, 20h Ferien gutgeschrieben
    (160 h Jahresferienzeit / 12 x 3 Monate x 50 % Beschäftigungsgrad = 20 h).
  3. Für die Zeit vom 1.4. – 30.6.2015 erhält er 40 h Ferien gutgeschrieben
    (160 h Jahresferienzeit / 12 x 3 Monate x 100 % Beschäftigungsgrad = 40 h)
Stundenkontrollblatt von Ruedi

Abb. 3: Stunden-Kontrollblatt (‘Jahressollblatt’) unter Berücksichtigung zweier Arbeitsverträge

Lohnabrechnung

Im monatlichen Lohnabrechnungsprozess kann mit ein paar wenigen Mausklicks eine Lohnabrechnung für die gesamte Belegschaft oder auch nur ausgewählte Mitarbeiter erstellt werden. Dabei werden automatisch die für die Abrechnungsperiode relevanten Vertragsdaten der jeweiligen Mitarbeiter verwendet. In Abb. 4 sehen Sie die Liste der Mitarbeiter mit einem gültigen Arbeitsvertrag für die Abrechnungsperiode (hier: Juni 2015) mit den wichtigsten Eckdaten zum Vertrag sowie allenfalls aufgelaufenen Spesen und Auslagen.Lohnabrechnung fuer alle Mitarbeiter

Abb. 4: Mitarbeiterliste für die Erstellung der Lohnabrechnung.

Anschliessend können die erstellten Lohnabrechnungen bei Bedarf manuell noch manuell überarbeitet werden, z.B. mit Taggeldern bei Unfall/Krankheit, Überzeit-Auszahlungen, Lohnvorauszahlungen und dergleichen.

Dazu wählen Sie einfach (1) die Lohnabrechnung des Mitarbeiters aus und (2) ergänzen fehlende oder ändern bestehende Angaben in den Lohnarten ab.

Wenn Sie mit der Prüfung der Lohnabrechnungen durch sind, drucken Sie diese einfach in einem Aufwasch für alle Mitarbeiter aus.

Lohnabrechnung Detail

Abb. 5: Lohnabrechnungsübersicht und Detailpositionen

Falls Spesen oder Auslagen erfasst wurden, können diese gleich abgerechnet werden und sind so am Jahresende automatisch auf dem Lohnausweis ausgewiesen. Nichts geht vergessen!